Duurzaamheid

Duurzaamheid is een onderwerp dat steeds meer in de actualiteit komt; het milieu sparen en toekomstige generaties niet opzadelen met grote milieuproblemen. Instellingen voor het middelbaar beroepsonderwijs zijn dusdanig met de maatschappij verbonden dat het een must is dat zij hun bijdrage hieraan leveren. Het inkoopbeleid van mbo-instellingen kan studenten bewust maken van het belang van een gezonde omgang met natuurlijke hulpbronnen.

Aanleiding
In 2009 heeft de MBO Raad met het ministerie van Infrastructuur en Milieu (destijds VROM) het Convenant Duurzaam Inkopen en het plan van aanpak getekend. Ook de universiteiten (VSNU) en het hoger beroepsonderwijs (HBO-raad) hebben dit convenant getekend. Op de Algemene Vergadering van april 2009 hebben de leden van de MBO Raad aangegeven het convenant te steunen.

Vier instrumenten
Om de doelstelling uit het convenant (100% duurzaam inkopen in 2015) te kunnen behalen, heeft de MBO Raad in 2012 subsidie ontvangen van het ministerie van I&M. Deze subsidie is voor het ontwikkelen van instrumenten die mbo-instellingen ondersteunen bij duurzaam inkopen en maatschappelijk verantwoord ondernemen (mvo). Het Facilitair Samenwerkingsverband (FSR) heeft hiervoor vier digitale instrumenten ontwikkeld.

MBO-MVO quickscan ISO 26000
MBO-MVO detailscan ISO 26000 inclusief prioriteringsmatrix
MBO-MVO maturity model
Aansluiting met de webtool voor de zelfverklaring ISO 26000.

Basis voor instrumenten: ISO 26000
De basis voor de digitale instrumenten is de NEN ISO 26000 ‘Richtlijn voor maatschappelijke verantwoordelijkheid van organisaties’. De richtlijn geeft duidelijke definities en afbakening van mvo en duurzame ontwikkeling. Daarnaast geeft de richtlijn handvatten voor implementatie van mvo in een organisatie. Om invulling te kunnen geven aan duurzaam Inkopen heeft FSR ervoor gekozen om deze norm als onderlegger voor de instrumenten te gebruiken.

ISO 26000 is bij uitstek geschikt om aandacht voor duurzaamheid en maatschappelijke verantwoordelijkheid in de gehele organisatie en bij alle activiteiten te verankeren. Daarbij vraagt ISO 26000 ook om aandacht voor duurzaamheid en maatschappelijke verantwoordelijkheid te bevorderen in de invloedssfeer van een organisatie, bijvoorbeeld in de waardeketen (toeleveranciers en afnemers) waar de organisatie deel van uit maakt. Daarmee sluit ISO 26000 goed aan bij de uitgangspunten van het convenant: duurzaam inkopen als onderdeel van verduurzaming van de algehele bedrijfsvoering.

Mbo-instellingen kunnen ISO 26000 in combinatie met de scans (quick en detail) en het maturity model gebruiken om inzichtelijk te maken wat hun ambitieniveau is op het gebied van duurzaamheid, welke onderwerpen prioriteit hebben, welke resultaten ze daarbij nastreven en hoe ze daar in de bedrijfsvoering invulling aan geven. Met de zelfverklaring en de onderbouwing daarvan kan de instelling over deze onderwerpen in- en extern communiceren en rapporteren. Voor mbo-instellingen die nog niet toe zijn aan een zelfonderzoek en rapportage conform NPR 9026 (Nederlandse praktijkrichtlijn) biedt de rapportage van de mvo-scans, het op basis daarvan bepaalde beleid, ambitieniveau en de prioriteitstelling de benodigde input om duurzaamheid en maatschappelijke verantwoordelijkheid te bevorderen.

Doelen van instrumenten
FSR heeft de tools ontwikkeld voor de gehele organisatie en dus niet alleen voor inkopers van mbo-instellingen. Het doel is dat de mbo-instellingen en specifiek de inkopers daadwerkelijk aan de slag kunnen met duurzaam inkopen. Daarnaast kan het implementatiepakket voor het college van bestuur een middel zijn om duurzaamheid een gezicht te geven binnen de organisatie.

Inkopers
Wat een inkoopafdeling bereikt binnen een organisatie voor duurzaamheid hangt af van de kennis en kunde van de inkoopmedewerkers. Ook de kaders waarbinnen de afdeling kan en mag opereren zijn van belang.

Als een organisatie maatschappelijk verantwoord onderneemt c.q. op duurzame wijze de bedrijfsvoering inricht, draagt dat in positieve zin bij aan het resultaat van de afdeling Inkoop. En hoe professioneler een organisatie inkoopt, des te hoger kan de bijdrage zijn voor duurzaamheid.

Aan de slag
De eerste stap bij mvo is het in kaart brengen van mvo-doelstellingen: breng in kaart welke doelstellingen de instelling/afdeling nastreeft en hoe deze zijn ‘belegd’ met taken en bevoegdheden. Raadpleeg hiervoor bijvoorbeeld beleidsplannen, het meest recente jaarwerkplan en eventueel de afdeling HRM (om te achterhalen hoe mvo-/dbo-taken in de functieprofielen zijn opgenomen). Ga na welke financiering beschikbaar is voor het realiseren van duurzaamheiddoelstellingen. Op basis van deze informatie is het mogelijk om de scans in te vullen.

De handreiking ‘Duurzaam inkopen met ambitie’ is een goed uitgangspunt om duurzaamheid volgens ISO 26000 in een professioneel inkoopproces toe te passen. Deze handreiking bevat onder andere een keuzemenu bestaat uit vijf stappen:
-          Duurzaam inkopen positioneren
-          Inkoopvraag herformuleren
-          Inkoopstrategie bepalen
-          Gunningnorm invullen
-          Evalueren en bijsturen

De continue verbetering en groei in ambitieniveau en doelstellingen op specifieke mvo-onderwerpen is de verantwoordelijkheid van de individuele instellingen. Elke instelling is vrij in het stellen van eigen doelstellingen die passen bij het ambitieniveau en de specifieke context waarin zij opereert. Indien gewenst kan de instelling daarover verantwoording afleggen via het publiceren van een zelfverklaring volgens NPR 9026.

1. MBO-MVO quickscan ISO 26000
De quickscan geeft snel inzicht in de huidige situatie en verbeterkansen voor mvo bij een instelling of een onderdeel daarvan. In de detailscan wordt gedetailleerder op de onderwerpen ingegaan. De scans helpen de instelling of een organisatieonderdeel om:

Keuzes te maken voor haar mvo-ambities;
De in haar situatie belangrijke mvo-onderwerpen te bepalen;
Mvo verder vorm te geven en te implementeren, met name voor duurzaam inkopen.

De quickscan geeft snel inzicht in hoe ver een organisatie is met het implementeren van mvo volgens ISO 26000 en waar verbeterkansen liggen. Via 25 korte stellingen kan een instelling of organisatieonderdeel een globale scan maken van de huidige situatie. De stellingen beslaan in grote lijnen de vier hoofdonderdelen van ISO 26000. De score maakt in één oogopslag zichtbaar op welke van deze onderdelen van de richtlijn de instelling nog verbeteringen moet maken. Het invullen van de quickscan duurt ongeveer tien minuten.

1. Start de scan.
2. Geef per stelling aan in hoeverre deze op de instelling van toepassing is.
3. Bekijk de score.

Na de laatste stelling krijgt u de score van uw instelling toegezonden. Daarna kunt u doorklikken naar relevante informatie en tips in de mvo-wegwijzer ISO 26000.

2. MBO-MVO detailscan ISO 26000 inclusief prioriteringsmatrix
De detailscan geeft een gedetailleerd inzicht in hoe ver de organisatie is met het implementeren van mvo volgens ISO 26000 en waar verbeterkansen liggen. Via een aantal vragen maakt een mbo-instelling een gedetailleerde scan van de huidige situatie. De vragen beslaan de vier hoofdonderdelen van ISO 26000. De score maakt in één oogopslag zichtbaar op welke van deze onderdelen van de richtlijn de instelling nog verbeteringen moet maken.

Prioriteringsmatrix
In de detailscan staat ook een prioriteringsmatrix in de vorm van een Excelsheet. Met deze matrix kan een instelling uiteindelijk de onderwerpen selecteren die prioriteit hebben voor de organisatie op het gebied van mvo.

De prioriteringsmatrix kan een instelling gebruiken als input voor het ontwikkelen van visie, beleid en doelstellingen op het gebied van inkoop. De huidige situatie wordt visueel gerapporteerd (in spinnenwebben). Dit is een onderdeel van de bepaling van de maturity van toepassing op mvo bij het inkoopproces ten opzichte van de organisatie als geheel. De verschillende niveaus van mvo worden daarbij inzichtelijk gemaakt en daarmee bespreekbaar. De rapportage is de basis voor een stappenplan om te komen tot volledige/verdere toepassing van mvo.

1. Start de scan.
2. Geef per vraag aan in hoeverre de instelling het aspect toepast.
3. Bekijk de score.

Na de laatste vraag ontvangt u direct de score van uw instelling. Daarna kunt u gericht doorklikken naar relevante informatie en tips in de mvo-wegwijzer ISO 26000.

3. MBO-MVO maturity model
Met het maturity model kan een mbo-instelling de discrepantie tussen onderlinge afdelingen en de organisatie inzichtelijk maken. Maturity betekent letterlijk volwassenheid. In het kader van dit project gaat het om groei naar volwassenheid in duurzaam inkopen van een instelling of wel een verbeteringsproces. Een instelling kan duurzame ontwikkeling niet in het inkoopbeleid implementeren als niet ook in de rest van de organisatie duurzame ontwikkeling tot uitdrukking wordt gebracht. Instellingen moeten daarom verdere stappen zetten om de bedrijfsvoering van de gehele onderwijsorganisatie te ‘vergroenen’.

In de groei naar volwassenheid zitten dus twee dimensies: de mate van duurzaamheid van het inkoopproces en de mate van duurzaamheid van de gehele onderwijsorganisatie.

Het ‘meetinstrument’ voor maturity is de detailscan inclusief prioriteringsmatrix (en de quickscan als voorloper daarvan). Met de detailscan beoordeelt de instelling immers in welke mate zij alle elementen van ISO 26000 toepast. Door de detailscan niet alleen op de centrale inkoopafdeling of de inkoopfunctie toe te passen, maar op alle organisatieonderdelen krijgt de instelling een beeld van de mate van duurzaamheid van een mbo-instelling als geheel.

4. Aansluiting met de webtool voor de zelfverklaring ISO 26000
Een mbo-instelling kan, indien gewenst, op vrijwillige basis verantwoording afleggen over de wijze waarop zij haar maatschappelijke verantwoordelijkheid neemt (op basis van ISO 26000) en wat daarvan de resultaten zijn. ISO 26000 heeft het karakter van een richtlijn en is daarom niet geschikt (en ook niet bedoeld) voor certificatie. Daarom heeft FSR in samenwerking met de NC-MVO van NEN en MVO Nederland. een webtool voor de zelfverklaring ontwikkeld. In de NC-MVO zitten onder andere het ministerie van EZ, VNO-NCW, MVO-platform en FNV Vakcentrale.

Een organisatie kan gebruikmaken van de webtool voor de zelfverklaring als zij van mening is rijp te zijn voor het uitgeven van een zelfverklaring. Deze zelfverklaring (in de vorm van NPR 9026) kan een instelling makkelijker opstellen met behulp van de digitale instrumenten (scans en maturity model). NPR 9026 beschrijft het proces voor het voorbereiden, vaststellen en onderhouden van een zelfverklaring dat de principes en richtlijnen van ISO 26000 worden toegepast. Deze NPR is bedoeld voor alle type organisaties die gebruikmaken van ISO 26000 en dat intern en extern kenbaar willen maken.

Doel
De zelfverklaring is een manier om te kunnen communiceren en dus te laten zien wie de mbo-instelling is en wat de instelling wil zijn op het gebied van mvo. De zelfverklaring kan positief bijdragen aan het imago van de instelling.

Het concept van de zelfverklaring past binnen het gedachtegoed van ISO 26000: eigen verantwoordelijkheid nemen, rekenschap afleggen en transparant zijn. Daarnaast is het een manier om inzichtelijk te maken wie of wat door een handeling van de instelling/dienst/school/afdeling wordt beïnvloed.

Doordat zichtbaar wordt waar een instelling voor staat, kan zij het gesprek met stakeholders aangaan en kunnen bijvoorbeeld leveranciers aansluiten op de uitgangspunten van de organisatie. Ook kan de leverancier zijn toegevoegde waarde laten zien door het ondersteunen van de instelling bij het realiseren van haar ambities op het gebied van mvo.

Vijf stappen
Het proces van zelfverklaring bestaat uit vijf stappen:

Voorbereiden: in de voorbereiding onderzoekt en besluit de instelling of zij een goed zelfonderzoek uit kan voeren, de resultaten daarvan kan evalueren en beoordelen (op basis van ISO 26000).
Uitvoeren onderzoek: het uitvoeren van intern onderzoek en het invullen van de vragenlijst (hoofdstuk 5 tot en met 8 van richtlijn). In deze vragenlijst zijn voor elk onderdeel van ISO 26000 toegespitste onderzoeksvragen opgenomen. Bij de beantwoording daarvan kan de instelling verwijzen naar al beschikbare, relevante informatie van de organisatie, zoals bestaande beleidsstukken en rapportages.
Beoordelen resultaten: de instelling evalueert en beoordeelt de resultaten van het onderzoek intern met ISO 26000 als referentiekader. Bij voorkeur gebeurt dit door iemand die zelf niet bij het onderzoek betrokken was. Op basis van een evaluatie van de resultaten beoordeelt de organisatie zelf of er voldoende basis is voor de zelfverklaring.
Publiceren van de zelfverklaring: het publiceren/communiceren van de zelfverklaring, de opgestelde referentiematrix en de verwijzing naar onderbouwende informatie is de laatste stap in het proces. Publicatie op de website van de instelling zelf ligt hierbij het meest voor de hand.
Bepalen noodzaak herbeoordeling: periodiek behoort de organisatie het in de richtlijn beschreven proces te herhalen om de actualiteit van de zelfverklaring te waarborgen, overeenkomstig de door de organisatie vastgestelde geldigheidsduur.

Interessante documenten
- 5 mythes rond, ISO, NEN en ISO 26000
- Nieuwe Aanbestedingswet
- Gids Propotionaliteit
- Duurzaam inkopen in 4 stappen
- Inkoop en contractmanagement
- Inkoop heeft behoefte aan een ander geluid
- Checklist duurzaam inkoopproces
- Checklist productgroepen
- Een model voor MVO-gedreven inkoopbeleid
- Contractmanagement. Welke contracten ga ik managen?
- Stappenplan voor het maken van de inkoop-portfolio
- Stappenplan voor het vaststellen van een sourcingstrategie

Lees meer
Facilitair Samenwerkingsverband roc’s, aoc’s en vakinstellingen (FSR)

Meer informatie
Wilt u meer weten over de mbo-sector en duurzaam inkopen? Dan kunt u contact opnemen met Nihat Yilmaz, beleidsassistent MBO Raad: 0348 - 753 576.