Nieuwe selectielijst voor het mbo

22-05-2017

In het kader van de archiefwet hebben overheidsinstellingen – en dus ook scholen – de opdracht om belangrijke documenten te bewaren. Welke documenten scholen moeten bewaren en hoe lang heeft het ministerie van OCW vastgelegd in de zogenoemde selectielijst. Eind 2015 startte de MBO Raad met het vaststellen van een nieuwe selectielijst voor het mbo. Hiervoor heeft iedere mbo-school de MBO Raad gemachtigd om de nieuwe selectielijst in te dienen. Na enige vertraging bij het Nationaal Archief is dit traject afgerond en treedt vanaf 1 augustus de nieuwe selectielijst in werking. De oude selectielijst blijft van toepassing op documenten die zijn ontstaan tussen 1996 en 31 juli 2017.

Afbeelding van Ollie Henze, Flickr.com, CC-licentie
Afbeelding van Ollie Henze, Flickr.com, CC-licentie

De nieuwe selectielijst beperkt zich uitsluitend tot documenten die voortkomen uit de openbare gezagtaken van mbo-scholen. Dat zijn er twee: de afgifte van een getuigschrift en het verlenen van een vrijstelling (hoogstens 10 dagen per schooljaar) op grond van de leerplichtwet. Voor documenten die voortkomen uit alle overige taken heeft het FSR (Facilitair Samenwerkingsverband roc’s, aoc’s en vakscholen) een model documentair structuurplan (DSP) opgesteld.

Met behulp van het DSP kunnen mbo-scholen bepalen hoe lang zij hun documenten moeten of mogen bewaren. Het DSP somt de belangrijkste en meest voorkomende documenten binnen mbo-scholen op en noemt de wettelijke bewaar- en vernietigingstermijnen van die documenten. Hierbij wordt geen onderscheid gemaakt tussen digitaal en fysiek (papier). De bewaar- en vernietigingstermijnen zijn van toepassing op beide varianten.

Het DSP helpt medewerkers binnen scholen die zich bezighouden met archivering en informatiemanagement. Meer informatie over de nieuwe selectielijst staat in de inleiding en leeswijzer bij het DSP.

Afbeelding Nihat Yilmaz

Nihat Yilmaz

Beleidsadviseur
Marije Hulsbosch

Marije Hulsbosch-Sizoo

Manager In- & Externe Communicatie / woordvoerder
06 - 5027 2673